Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI Informacja o przetwarzaniu danych osobowych — nadkaczym.pl Niniejszy dokument opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z prowadzeniem restauracji „Nad Kaczym" i obsługą zamówień składanych przez stronę internetową nadkaczym.pl, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy i jakie masz z tym związane prawa. I. Administrator danych 1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Szymon Chrapowicki, prowadzący działalność gospodarczą, ul. Chopina 6A, 16-400 Suwałki, NIP 8442376338, tel. 515 024 676, e-mail: nadkaczymsuwalki@gmail.com (dalej: „Administrator", „my"). 2. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: telefonicznie pod numerem 515 024 676 w godzinach otwarcia restauracji, e-mailem na adres nadkaczymsuwalki@gmail.com lub pisemnie na adres wskazany w ust. 1. 3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych — nie jest do tego zobowiązany. W sprawach danych osobowych odpowiadamy w terminie do miesiąca od otrzymania żądania. II. Kogo dotyczą dane i skąd je mamy 1. Przetwarzamy dane osób, które: a) składają zamówienie przez stronę internetową (z dostawą, z odbiorem osobistym albo do stolika w lokalu), b) kontaktują się z nami telefonicznie w sprawie zamówienia, reklamacji lub w innej sprawie, c) są wskazane przez zamawiającego jako odbiorca zamówienia lub jako nabywca na fakturze. 2. Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie — z formularza zamówienia lub z rozmowy telefonicznej. 3. Jeżeli podajesz nam dane innej osoby (np. dane do faktury lub osobę odbierającą zamówienie), upewnij się, że masz do tego podstawę i poinformuj ją o tym, że przekazujesz nam jej dane. III. Zakres danych, cele i podstawy prawne przetwarzania 1. Przyjęcie i realizacja zamówienia Zakres: imię, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail, adres dostawy (ulica, numer, kod pocztowy, miasto), treść zamówienia, uwagi do zamówienia, informacja o sposobie płatności, a w przypadku zamówienia do stolika — numer stolika i opcjonalny pseudonim gościa. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy (przygotowanie i wydanie zamówienia). 2. Kontakt w sprawie zamówienia Zakres: imię, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail, numer zamówienia. Cel: potwierdzenie zamówienia, informowanie o zmianie czasu realizacji, o braku dania, o problemach z dostawą. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes — prawidłowa obsługa zamówienia). 3. Ustalenie kosztu i obszaru dostawy Zakres: adres dostawy. Jeżeli dostawa ma być dostarczona pod wskazany adres, adres ten przekazujemy do usługi geokodowania OpenStreetMap (Nominatim) wyłącznie w celu ustalenia odległości od restauracji i sprawdzenia, czy adres znajduje się w obszarze dostawy. Wynik (współrzędne i znormalizowany zapis adresu) zapisujemy w naszej pamięci podręcznej, aby nie odpytywać usługi wielokrotnie o ten sam adres. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. 4. Rozliczenie sprzedaży, wystawienie faktury i obowiązki podatkowo-księgowe Zakres: dane z zamówienia oraz — jeżeli poprosisz o fakturę — NIP, nazwa nabywcy, adres i adres e-mail do faktury. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze (przepisy podatkowe i o rachunkowości). 5. Reklamacje, dochodzenie i obrona przed roszczeniami Zakres: dane z zamówienia, opis reklamacji, korespondencja w tej sprawie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes polegający na rozpatrzeniu reklamacji oraz ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami. 6. Bezpieczeństwo strony i ochrona przed nadużyciami Zakres: adres IP. Przetwarzamy go wyłącznie w pamięci serwera, w formie pozwalającej na ograniczenie liczby żądań z jednego adresu (ochrona przed automatycznym spamem i fałszywymi zamówieniami). Adres IP nie jest zapisywany w bazie danych ani w plikach, a jego przetwarzanie kończy się automatycznie po upływie kilku minut lub po restarcie usługi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony. 7. Wewnętrzne zestawienia sprzedaży Zakres: dane o zamówieniach (bez danych kontaktowych, o ile to możliwe). Cel: analiza sprzedaży i planowanie pracy kuchni. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes polegający na prawidłowym prowadzeniu restauracji. 8. Marketing Nie wysyłamy newsletterów, nie wysyłamy wiadomości SMS o charakterze marketingowym i nie przekazujemy danych do celów marketingu innych podmiotów. Jeżeli w przyszłości takie działania zostaną wprowadzone, będą wymagały Twojej uprzedniej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a niniejsza Polityka zostanie w tym zakresie zaktualizowana. 9. Nie stosujemy wobec Ciebie zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, w tym nie tworzymy profili, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. IV. Czy podanie danych jest obowiązkowe 1. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia i realizacji zamówienia. Bez numeru telefonu nie możemy potwierdzić zamówienia ani skontaktować się w sprawie dostawy, a bez adresu nie jest możliwa dostawa. 2. Dane do faktury podajesz tylko wtedy, gdy chcesz otrzymać fakturę; ich brak nie uniemożliwia realizacji zamówienia, ale uniemożliwia wystawienie faktury na wskazany podmiot. V. Jak długo przechowujemy dane 1. Dane związane z zamówieniami i rozliczeniami (w tym dane do faktur) przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy — zgodnie z przepisami podatkowymi i o rachunkowości. 2. Dane przetwarzane na podstawie naszego uzasadnionego interesu (reklamacje, roszczenia) przechowujemy do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy — co do zasady 6 lat, a w przypadku roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata — albo do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu. 3. Adresy zapisane w pamięci podręcznej geokodowania przechowujemy tak długo, jak są przydatne do wyliczania dostaw. Pamięć tę można w każdej chwili wyczyścić w panelu restauracji; nie jest ona powiązana z Twoim imieniem, numerem telefonu ani numerem zamówienia. 4. Adres IP przetwarzany na potrzeby ochrony przed nadużyciami usuwamy automatycznie po upływie kilku minut — nie jest utrwalany. VI. Komu przekazujemy dane Dane możemy przekazywać wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia restauracji i obsługi zamówień: 1. dostawcy usług hostingowych i utrzymania serwera, na którym działa strona i baza zamówień (serwer znajduje się w Polsce), 2. dostawcy oprogramowania i opieki technicznej nad stroną oraz systemem zamówień — w zakresie niezbędnym do utrzymania działania strony i usuwania awarii, 3. osobom realizującym dostawę zamówień — w zakresie adresu i numeru telefonu potrzebnych do doręczenia zamówienia, 4. podmiotowi świadczącemu obsługę księgową Administratora, 5. usłudze geokodowania OpenStreetMap (Nominatim) — wyłącznie adres dostawy, w celu ustalenia odległości (patrz część III pkt 3), 6. operatorowi płatności — jeżeli w przyszłości udostępniona zostanie płatność online; w takim przypadku dane niezbędne do przeprowadzenia płatności przekazywane są bezpośrednio operatorowi, a my nie przechowujemy danych pełnych kart płatniczych, 7. dostawcy usług poczty elektronicznej — w zakresie, w jakim korespondencja prowadzona jest pocztą e-mail (nasza skrzynka kontaktowa działa w usłudze Gmail — patrz część VII pkt 3); dotyczy to również sytuacji, gdy włączymy wysyłkę powiadomień e-mail o zamówieniach (obecnie powiadomienia e-mail są wyłączone), 8. dostawcy mapy osadzonej w Serwisie (Google) — wyłącznie wtedy, gdy samodzielnie klikniesz przycisk „Pokaż mapę" (patrz część VII pkt 4), 9. organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom podatkowym, sądom, organom ścigania) — wyłącznie gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych. VII. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy 1. Dane o zamówieniach przechowywane są na serwerze zlokalizowanym w Polsce. 2. Usługa geokodowania OpenStreetMap (Nominatim) świadczona jest przez OpenStreetMap Foundation z siedzibą w Zjednoczonym Królestwie. Oznacza to, że przekazany adres dostawy może być przetwarzany poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie odbywa się z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych albo innych środków prawnych przewidzianych w tym rozdziale. Przekazujemy przy tym wyłącznie adres dostawy — bez imienia, numeru telefonu i innych danych. 3. Korespondencja e-mail prowadzona jest w skrzynce nadkaczymsuwalki@gmail.com. Usługę Gmail świadczy Google Ireland Limited (Irlandia), a infrastruktura techniczna należy do grupy Google, w tym do Google LLC (Stany Zjednoczone). Oznacza to, że treść i metadane korespondencji (adres e-mail, temat, data) mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych stosowanych przez dostawcę. Szczegóły opisuje polityka prywatności Google. 4. Mapa prezentowana w Serwisie pochodzi z Google i wczytuje się dopiero po kliknięciu przycisku „Pokaż mapę". Dopiero wtedy Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google (Google Ireland Limited / Google LLC), a Google może zapisać własne pliki cookies. Jeżeli nie klikniesz przycisku, żadne dane nie są przekazywane do Google. VIII. Twoje prawa 1. Masz prawo do: a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO), b) sprostowania (poprawienia) danych (art. 16 RODO), c) usunięcia danych (art. 17 RODO) — w zakresie, w jakim nie stoimy na przeszkodzie obowiązkowi przechowywania dokumentów, d) ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), e) przenoszenia danych (art. 20 RODO), f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 21 RODO). 2. Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem 515 024 676, e-mailem na adres nadkaczymsuwalki@gmail.com lub pisemnie na adres: ul. Chopina 6A, 16-400 Suwałki. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić, że zwracasz się w sprawie własnych danych. 3. Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl). IX. Bezpieczeństwo danych 1. Strona działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS. 2. Dostęp do danych o zamówieniach mają wyłącznie upoważnione osoby: obsługa restauracji, osoby prowadzące obsługę księgową oraz administrator techniczny systemu. Panel obsługi zabezpieczony jest indywidualnymi danymi logowania. 3. Nie przechowujemy danych pełnych kart płatniczych — płatności kartą realizowane są przy użyciu terminala płatniczego. 4. Tworzymy kopie zapasowe bazy danych, aby zabezpieczyć się przed utratą danych. X. Informacje zapisywane w Twojej przeglądarce 1. Strona nie zapisuje na Twoim urządzeniu plików cookies przeznaczonych dla klientów i nie wykorzystuje plików cookies do śledzenia Cię w internecie. Nie stosujemy narzędzi analitycznych ani reklamowych innych podmiotów (takich jak Google Analytics czy piksele reklamowe) i nie osadzamy treści z zewnętrznych serwisów w sposób, który sam z siebie łączyłby Twoją przeglądarkę z innym podmiotem. Jedyny wyjątek stanowi mapa Google — wczytuje się wyłącznie po kliknięciu przycisku „Pokaż mapę" (część VII pkt 4). 2. Aby strona działała wygodnie i szybko, w pamięci lokalnej Twojej przeglądarki (localStorage) zapisujemy: a) zawartość koszyka — aby wybrane dania nie zniknęły po odświeżeniu strony, b) informacje o Twoim ostatnim zamówieniu (numer, data, lista dań oraz dane, które podałeś przy zamówieniu: imię, telefon, e-mail, adres) — abyś mógł jednym kliknięciem zamówić to samo, c) informację, że zamknąłeś propozycję dodania strony do ekranu głównego telefonu, d) w przypadku zamówień do stolika — numer stolika i informację o ostatnim zamówieniu złożonym z tego stolika. 3. Wymienione informacje pozostają na Twoim urządzeniu. Nie są one nikomu udostępniane ani przesyłane na serwer, dopóki nie złożysz zamówienia — wtedy treść koszyka i dane z formularza stają się częścią zamówienia i przetwarzamy je zgodnie z częścią III. 4. Strona zapisuje w pamięci przeglądarki (cache) kopie plików strony: grafiki, stylów, skryptów oraz ostatnio odwiedzonych stron, aby działała szybciej i była dostępna przy słabym zasięgu. Kopie te są przechowywane wyłącznie na Twoim urządzeniu i nie obejmują danych o zamówieniach pobieranych na bieżąco z serwera. 5. Możesz w każdej chwili usunąć opisane wyżej informacje, czyszcząc dane witryny w ustawieniach przeglądarki (na telefonie: „Wyczyść dane strony”). Usunięcie tych informacji oznacza utratę zawartości koszyka oraz możliwości szybkiego powtórzenia ostatniego zamówienia. 6. Panel obsługi restauracji, dostępny dla pracowników, wymaga zalogowania i używa w tym celu niezbędnego pliku cookie sesji (bezpiecznego, o ograniczonym czasie życia). Plik ten dotyczy wyłącznie pracowników i nie jest zapisywany na urządzeniach klientów. XI. Zmiany Polityki i kontakt 1. Polityka obowiązuje od dnia 30 września 2026 r. 2. Możemy zmienić Politykę, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zakresu przetwarzanych danych lub używanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w serwisie pod adresem nadkaczym.pl/polityka-prywatnosci, a o istotnych zmianach informujemy w serwisie. 3. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz w celu realizacji praw opisanych w części VIII skontaktuj się z nami: tel. 515 024 676, e-mail: nadkaczymsuwalki@gmail.com, adres: Szymon Chrapowicki, ul. Chopina 6A, 16-400 Suwałki.